Définition du DOE électronique
Dans sa version électronique, le DOE contient l'ensemble des documents listés ci-dessus, avec cependant les restrictions suivantes :
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Tous les documents existants sous format électroniques sont présents.
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Les documents produits uniquement sur un format papier sont simplement référencés (nom, date, auteur, version, descriptif sommaire du contenu).
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Certains documents papier importants seront scannés (Permis de construire, PV d'essais par exemple).
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Le lien WEB (site du fournisseur) vers des notices techniques n'est pas admissible, car aucune garantie de pérennité n'existe.
Le DOE Electronique se présente sous la forme d'un CD (ou DVD) qui peut être consulté par l'intermédiaire d'un navigateur Internet classique, nécessitant éventuellement l'installation de programme de visualisation additionnel gratuit (par exemple viewer « pdf », viewer « dwf », etc.). Sous le vocable électronique, deux aspects complémentaires sont généralement considérés :
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Le format des documents
La structure d'un document, en langage informatique le format, s'avère essentielle. D'une part le format retenu doit garantir la lisibilité du document, c'est à dire l'accès à son contenu, sans pour autant disposer d'un logiciel spécialisé. C'est le cas notamment des plans, pour lesquels la licence du logiciel de DAO ne doit pas être nécessaire pour pouvoir les consulter et les imprimer. D'autre part, la pérennité de l'information doit être aussi longue que possible. Il est donc préférable de favoriser les standards du marché. Ceci étant dit, il est évident qu'en l'état actuel de l'évolution des techniques informatiques, il faudra s'assurer avec une fréquence de 5 à 10 ans, que les formats retenus pour les documents ne sont pas tombés en désuétude. Dans ce dernier cas, une conversion des documents s'imposera afin de continuer à garantir leur usage dans le temps.
Les formats retenus pour les DOE de l'IUT SRC de Chambéry sont les suivants :
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Plan : dwg (standard Autodesk) et dwf (cette version est consultable avec un viewer gratuit).
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Document textuel : si possible pdf sinon Microsoft office.
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image : jpg.
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Documents scannés : pdf ou jpg.
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L'accès à l'information
Au-delà d'un encombrement très réduit du DOE dans sa version électronique (un CD-ROM), facilitant le stockage et la duplication, l'intérêt essentiel réside dans la facilité à retrouver rapidement une information du DOE. Bien que l'hypothèse de base, tout document est une boîte noire, impose une limitation volontaire, celle de ne pas considérer le contenu des documents, les capacités d'accès à l'information restent encore très importantes. Dans la première version, l'accès à l'information est possible selon trois modes :
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Navigation dans l'arborescence des dossiers, selon l'organisation ci dessus, par lots.
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Accès direct aux principaux documents classés par type, notamment les plans et les fiches composants.
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Accès par mots clef : chaque document a fait l'objet d'une description par mots clef choisis parmi une liste prédéterminée, ce qui permet de retrouver tous les documents auxquels sont associés un ou plusieurs mots clef.
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Évidemment tous les documents sont consultables à l'écran et imprimables. Ce dernier point est fortement lié à la capacité d'impression de l'exploitant du DOE. Dans ce sens, la volonté est de limiter la taille d'impression au format A3, ce qui signifie qu'autant que possible les plans doivent être éditables sur ce format.