Introduction
Il s'agit ici d'une activité support qui a pour mission de conserver la connaissance descriptive du patrimoine, mais aussi de son état et de son usage. La finalité première vise à établir et faire vivre le référentiel patrimonial, véritable base de données commune à l'ensemble des activités de la gestion patrimoniale. L'enjeu est de taille, il convient de maintenir une image abstraite, aussi fidèle que possible du parc patrimonial aussi longtemps que l'ouvrage lui-même, c'est à dire plusieurs dizaines d'années.
Cette activité débute par la collecte des informations de mise à jour, dans le cas d'opération de construction, de suppression ou d'évolution des ouvrages. Cette action est effectuée sur la base du DOE (Dossier des ouvrages exécutés). Le propriétaire doit enrichir le référentiel patrimonial avec les nouvelles informations mais aussi avec celles résultant d'une modification dans le cas d'un aménagement de l'existant. Elles sont en effet source de dérives importantes dans la connaissance du patrimoine.
Pour maintenir une connaissance de l'état du patrimoine en service, le propriétaire doit organiser régulièrement des états des lieux des différents ouvrages, et à partir des informations collectées, réaliser un diagnostic de ces ouvrages. Cette tâche de diagnostic de l'état s'avère particulièrement importante pour obtenir un carnet de santé des ouvrages, à jour en permanence. Ce document est à la base de l'activité de maintenance prévisionnelle. D'un point de vue organisationnel, la responsabilité de ces deux missions complémentaires relève souvent du même service.
Cette activité support prend à sa charge la diffusion des informations descriptives du patrimoine auprès des autres acteurs, internes à la fonction immobilière (exemple : pour le mainteneur), mais aussi d'autres services de l'entreprise (exemple : service financier pour les immobilisations), voire à l'extérieur de l'entreprise (exemple : service de sécurité d'incendie et de secours), sous une forme sélective et exploitable par les demandeurs. Cela peut constituer une tâche importante de cette activité qui peut être prise en charge de manière plus ou moins automatique par le système informatique.