Les informations gérées
Pour répondre à la question "quelles informations partager ?" prenons un exemple simplifié.
Quatre activités possèdent chacune leur propre base d'informations nécessaires et indispensables à son bon fonctionnement
Dans toutes ces bases d'informations, une certaine partie relève de l'inventaire du patrimoine, au sens où elle contribue à sa description, le reste intéresse d'autres sujets, parfois indépendants, parfois communs (ressources humaines, contrats, etc.).

Comment définir la partie commune du référentiel patrimonial ?
Une première approche de sa définition repose sur le postulat suivant :
Les informations partagées par au moins deux acteurs sont considérées comme communes.
Une seconde manière d'aborder le contenu du référentiel consiste à considérer les besoins ou les interrogations des utilisateurs auxquels il doit répondre :
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De quel objet s'agit-il ?
Deux acteurs doivent pouvoir communiquer sur un même objet. Cela signifie partager la définition et le nom. Lorsque l'exploitant et le mainteneur parlent d'un local, ils doivent pouvoir identifier instantanément et sans ambiguïté s'il s'agit du même.
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Quelle est sa localisation ?
Repérer de manière identique dans l'espace tous les objets patrimoniaux est indispensable.
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Quelles sont sa forme et ses dimensions ?
Partager la surface et le volume des locaux est une nécessité.
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Quelle est sa constitution ?
Savoir de quoi sont fait les éléments du patrimoine s'avère essentiel pour plusieurs acteurs.
De quel objet s'agit-il ?
La clef d'un inventaire des objets patrimoniaux passe avant tout par la mise en place d'un dictionnaire, c'est à dire une définition et une classification de tous les concepts manipulés. Très souvent derrière le même vocable, deux acteurs mettront deux objets légèrement différents, pas totalement, mais suffisamment pour que, in fine, les deux descriptions du patrimoine divergent fortement.
Pour simplifier, deux types d'objets sont décrits dans le référentiel :
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des objets spatiaux (bâtiment, niveau, local)
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des objets physiques (composant, équipement, mobilier,)
Le second impératif d'un inventaire conduit à identifier de manière unique chaque objet. Son identifiant sera non seulement partagé par tous les acteurs, mais aussi par les outils informatiques qu'ils utilisent.
A ce stade un premier choix est à effectuer pour définir le contenu du référentiel relatif au niveau de décomposition du patrimoine, en clair la finesse de description. Les niveaux les plus détaillés de description peuvent rester du domaine privé d'un acteur. Effectivement, l'activité de maintenance peut nécessiter un niveau de description plus fin que celui attendu pour tous les autres acteurs, indispensable à la gestion des process techniques. Par exemple, le mainteneur veut manipuler la notion de filtre et de pompe pour les Centrales de Traitement d'Air (CTA) alors que seul le concept général CTA satisfait pleinement tous les autres acteurs.
Quelle est la localisation des objets ?
Deux notions complémentaires de localisations sont envisageables dans le référentiel patrimonial, un repérage géographique et une localisation logique :
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Tous les objets physiques peuvent disposer d'un repérage géographique absolu, en coordonnées (X,Y,Z ) ou par rapport à un carroyage spécifique.
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Les objets disposent aussi d'une localisation logique ou relative qui permet de les positionner dans un objet de la décomposition spatiale.
Une arborescence géographique permet ainsi de repérer parfaitement les objets de manière relative.
Par exemple :
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le ventilo convecteur VC123 est localisé dans le local B19,
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le local B19 est au niveau RDC du Bâtiment « Les Chênes ».
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Quelle est la forme d'un objet ?
La forme des différents objets du référentiel relève de l'aspect géométrique. Dans une première approche, il s'agit surtout de notions rattachées aux objets spatiaux du référentiel telle que la surface des locaux, des bâtiments, etc. La notion de volume peut être intéressante dans des cas particuliers (Usine, hangar, amphithéâtre, etc.).
La géométrie des objets physiques reste plus rarement intéressante, sauf pour ce qui concerne quelques composants comme la surface de vitrage pour les fenêtres ou encore l'encombrement d'un comptoir d'enregistrement dans une gare.
Notons que cette notion de surface s'avère souvent un point fondamental du référentiel, car à la base de nombreux indicateurs. Une attention particulière devra être apportée à la définition des différentes valeurs communes (SU, SDO, SHON, etc.)
Notons que c'est à ce niveau que l'on peut positionner la représentation graphique des objets du référentiel.
Quelle est sa constitution ?
La description que l'on peut qualifier de technologique vise à définir les caractéristiques partagées des différents objets du référentiel. Il peut s'agir de données réellement technologiques tel que les matériaux pour les équipements, ou les revêtements de sols pour les locaux. Dans ce registre nous incluons aussi des données telles que les références fournisseurs pour un équipement, la destination des locaux, etc.
Le deuxième choix fondamental pour la définition du référentiel intervient ici. Il convient de lister l'ensemble des caractéristiques de chacun des objets en ne retenant que le juste nécessaire, celles qui sont réellement utiles à plusieurs acteurs
La limite de la description technologique partagée et des informations techniques propres à un acteur est assez difficile à cerner. Par exemple, la vitesse de rotation d'une pompe qui ne sert qu'au mainteneur ne présente que peu d'intérêt dans un référentiel patrimonial. Il en est de même pour la valeur de la résistance thermique d'un mur extérieur. Par contre, la connaissance du revêtement de sol apparaît souvent comme une donnée commune.
Mettre tout dans le référentiel sera certainement trop lourd et inutile, d'autant plus que les informations devront être maintenues afin de conserver leur qualité initiale.
Synthèse
Pour résumer, le référentiel patrimonial contient les informations suivantes que l'on peut regrouper en quatre points :
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La classification des objets patrimoniaux
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Les espaces : bâtiment, niveau, local
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Les objets physiques : équipement, constituant, mobilier
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La topologie
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Organisation spatiale
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Localisation relative et/ou absolue
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La géométrie
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Surface, volume, forme
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Représentation graphique
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La technologie
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Description technique des objets
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Matériaux
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