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La gestion du référentiel

L'un des avantages évoqués précédemment à la mise en place d'un référentiel commun consiste à fédérer les tâches qui gravitent autour des informations patrimoniales, notamment la mise à jour de ces informations. Il s'agit bien là d'une nouvelle activité, mutualisée pour l'entreprise, qui doit être définie au niveau :

  • des procédures : comment est géré le référentiel ?

  • de l'organisation : qui gère le référentiel ?

  • des moyens : avec quels outils informatiques ?

Effectivement fédérer des informations suppose identifier clairement un certain nombre de responsabilités. Dans le système où un inventaire est rattaché à chaque activité patrimoniale la prise de responsabilité est évidente : chacun est responsable de sa base, qu'elle soit juste ou fausse. Dès l'instant où les informations sont communes et partagées, il convient de définir parfaitement les règles du jeu : qui fait quoi, quand et comment.

Cela signifie définir des procédures pour :

  • Le maintien de la connaissance du patrimoine, la mise en place du circuit d'information des modifications, ou encore l'organisation de la collecte des documents;

  • La mise à jour et la validation des informations suite à modification;

  • La diffusion de l'information, pour que chacun soit informé des conséquences sur son inventaire.

La mise en place d'un référentiel peut s'appuyer sur l'organisation existante, mais souvent elle induit une évolution de l'organisation avec l'apparition de nouveaux postes et de nouvelles compétences.

Il ne faut pas s'illusionner, le coût de gestion d'un référentiel n'est pas négligeable, et il n'est généralement pas facile d'en estimer le retour sur investissement, mais tous les acteurs qui l'ont correctement mis en place dans leur structure en retirent des bénéfices quotidiennement.

Enfin, il est clair que le référentiel patrimonial doit s'appuyer sur un outil informatique. A ce niveau plusieurs possibilités sont envisageables , comme un outil dédié, véritable centre d'informations patrimoniales, avec ou sans fonctionnalité graphique, ou un outil spécialisé qui, bien que ce ne soit pas sa fonction première (space management, GMAO, etc.) prendra en charge cette fonction de référentiel, ou encore toute solution positionnée entre ces deux extrêmes, qui sera retenue car particulièrement bien adaptée au contexte en présence.

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