Introduction
Le Dossier des Ouvrages Exécutés (DOE) constitue la base de la transmission des informations entre les phases de construction (conception et réalisation) et la phase d'exploitation. Il s'agit d'une étape clef, qui permettra à l'exploitant de débuter son travail dans de bonnes conditions. Cette transmission, lorsqu'elle est mal assurée s'accompagne d'une perte d'information importante, ayant notamment, des conséquences fortes au niveau des conditions d'exploitation, lesquelles ont été fixées lors de la phase de conception pour servir de base à l'optimisation des installations. Ainsi il n'est pas rare de constater la sous-utilisation d'une installation technique performante, l'exploitant n'étant pas ou peu informé sur ses capacités. On peut relever aussi les problèmes liés à l'application des garanties, le surcoût pour reconstituer le dossier d'exploitation des ouvrages, le temps perdu pour rechercher les références d'un produit, etc.
L'enjeu est d'importance telle que le maître d'ouvrage, principal bénéficiaire du résultat, se doit d'organiser et de superviser la bonne conduite de cette tâche visant à obtenir un DOE de qualité.
La notion de DOE est assez récente. Elle a été instaurée par les législateurs avec des textes datant de 1973. Plus récemment le décret n° 93-1268 du 29 novembre 1993 (pris en application de la loi MOP) a reconduit l'obligation de constituer le DOE. En complément le décret du 26 décembre 1994 oblige le coordonnateur SPS à rédiger le DIUO (Dossier d'Intervention Ultérieure sur l'Ouvrage).
Malgré cela le DOE reste encore trop négligé, dans sa constitution (la liste des documents qui le composent), dans son contenu (la qualité et l'exactitude des informations qu'il contient) et dans sa forme (document papier, photocopies illisibles, très peu de version électronique et sans structuration organisée).
La première étape visant à améliorer la transmission des données entre le maître d'œuvre et gestionnaire consiste à organiser la constitution d'un DOE électronique.
Cette illustration du DOE électronique est basée sur l'étude suivante réalisée en concertation avec les services patrimoniaux de l'Université de Savoie :
« Création d'un DOE électronique - Application à l'IUT SRC de Chambéry ; Travail de Fin d'étude de l'ESIGEC (Ecole Supérieure d'Ingénieurs de Chambéry) – Université de Savoie - F. Bousri et J. Moutier - Mars 2003 »