Les fondements de la gestion active de patrimoine
Les enjeux cités précédemment confirment la nécessité pour un gestionnaire de patrimoine de développer une gestion active, pro-active diront certains. Favoriser la réactivité n'est pas chose facile, et peut même apparaître comme un paradoxe pour une fonction immobilière dont l'objet, les constructions, est justement réputé pour sa stabilité et sa pérennité.
La réactivité de la fonction immobilière dépendra essentiellement de deux facteurs, d'une part de la maîtrise du métier et d'autre part de la disponibilité et de la qualité des informations nécessaires.
Ainsi comme toute activité de management, la gestion de patrimoine peut se représenter par un schéma classique de la boucle d'asservissement où les maîtres mots d'une gestion active de patrimoine sont organisation, information, capitalisation, communication, anticipation et décision :

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Organisation
Le terme organisation est ici pris au sens de l'action de diriger, de coordonner, de gérer. Organiser l'activité suppose de maîtriser le métier capable de prendre en charge ses missions, de se doter des moyens pour atteindre ses objectifs. Quel que soit le positionnement de la fonction immobilière dans l'entreprise, interne, externe, ses activités doivent être clairement définies. Par exemple, ce n'est pas en externalisant les activités patrimoniales que la fonction disparaît de l'entreprise, les rôles, donc le métier et les moyens changent. Les besoins immobiliers persistent et doivent être contrôlés par la société. Cela passe par la définition de processus et de procédures adaptés.
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Information
La réactivité du gestionnaire dépendra de sa capacité à regrouper les informations nécessaires à la prise de décisions. Par exemple comment choisir le bâtiment à vendre si l'on ne connaît ni son état, ni sa valeur, ni son usage actuel. Une des tâches importantes du gestionnaire consiste à gérer la masse colossale d'informations nécessaires à son métier. Il s'agit d'une action coûteuse qui doit être dimensionnée avec beaucoup d'attention en rapport avec les missions et les objectifs assignés à la fonction immobilière. Trois aspects caractérisent l'information : son existence (définition du contenu), sa qualité (exactitude, précision), sa disponibilité (temps d'accès, réutilisabilité).
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Capitalisation
La nécessité de mettre en place une démarche de progrès, c'est à dire de bénéficier des acquis des actions passées, tant au niveau des résultats que des procédures, impose d'être capable de capitaliser les informations et le savoir-faire. La clef de la réactivité, d'une véritable gestion active réside dans cette capacité à exploiter ce retour d'expérience. Par exemple, investir dans un diagnostic technique des bâtiments afin d'obtenir une image de l'état du parc patrimonial et de dresser un plan pluriannuel de travaux, doit être pensé dans une logique de capitalisation des informations, et donc il convient de répondre à la question : comment faire pour capitaliser ces informations, être capable de les réutiliser et les actualiser régulièrement ?
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Communication
Le gestionnaire de patrimoine doit être intégré pleinement dans le système de communication de l'entreprise, à tous les niveaux, des instances dirigeantes à celui des utilisateurs, notamment pour être à l'écoute des clients, des occupants ou pour les informer en retour.
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Anticipation
L'inertie des constructions ne peut être compensée que par une capacité de prévision des actions. Pour cela, il convient d'être informé, en interne (cf. communication) et en externe par des actions de veille stratégique sur la technologie, les tendances du marché, etc. Cela nécessite aussi la mise en place d'outils de prévision et de simulation performants.
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Décision
La capacité de décision du gestionnaire constitue une condition indispensable à la réactivité. Trop souvent les processus décisionnels retardent le démarrage des projets, qui de fait deviennent inadaptés avant même d'avoir débutés, et de plus, occasionnent des dépassements de budget conséquents.