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Mise en place

Deux niveaux sont à considérer pour mettre en place un carnet de santé :

  • La démarche méthodologique,

  • Les procédures.

La démarche méthodologique pour maintenir le carnet de santé est synthétisée dans le schéma suivant.

Cette démarche met en évidence les tâches nécessaires à réaliser pour mettre en œuvre une approche cohérente et les informations complémentaires qu'il convient de gérer. Parmi les plus importantes notons :

  • La nécessité de planifier les visites

  • La tâche de préparation des visites qui a pour but de minimiser le temps passer sur site, tout en garantissant une qualité de relevé.

  • La supervision de l'expert qui diagnostique l'état, il peut être amené à corriger le carnet de santé,

  • L'enrichissement du référentiel avec le retour d'expérience de l'expert, mais aussi éventuellement à travers une action de veille technologique.

La mise en place expérimentale à l'université de Savoie permet d'estimer la ressource nécessaire pour un cycle complet : environ une journée et demi de travail par bâtiment de taille moyenne (2 000 m² SHON).

Cette méthodologie étant fixée, il convient de la mettre en œuvre, cela signifie l'adapter à l'organisation du gestionnaire et aux compétences des services. Il s'agit de décrire la procédure qui précisera qui fait quoi avec quel outil.

Effectivement, la visite peut être réalisée par l'exploitant, par exemple un gardien d'immeuble ou de site, le diagnostic par le service études ou un prestataire extérieur, les synthèses par le service de maintenance, etc.

Démarche de mise en place du carnet de santé
Démarche de mise en place du carnet de santé[Zoom...]

Pour ce qui concerne les moyens, il est clair que cette procédure peut s'appuyer très facilement sur un outil logiciel qui propose des fonctionnalités de ce type. Le niveau d'informatisation peut être très variable. Un outil bureautique de base de données permet facilement de mémoriser le carnet de santé, voire les dossiers de visite et les comptes rendus de visites. En revanche, pour gérer l'ensemble de la démarche, il faudra aussi un outil de gestion de projet (pour le planning des visites) et de gestion de ressources (ordre de travail), éventuellement un outil d'analyse des données pour produire les synthèses, plus ou moins puissant suivant la taille du parc immobilier. La gestion de la base de connaissance du référentiel peut aussi faire l'objet d'un outil logiciel spécifique.

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